www.bsw.co.il

לנהל, מבלי להיכנס ל"קטנות"
מנהלים צריכים להיות מעורבים בעבודה מבלי לגלוש לפרטים הקטנים. מודל בן שלושה שלבים יסייע בכך
אחד האתגרים שעומדים כמעט מדי יום בפני מנהלים, הוא כיצד להיות מעורבים בעבודה של הצוות מבלי לעשות בעצמם את העבודה או להיכנס לפרטים שיגזלו מהם זמן רב (בדומה להכנת שיעורי-בית עם הילדים). מודל בן שלושה שלבים – הכנה, עשייה, סקירה – שהופיע במאמר ב-Harvard Business Review, מסייע למנהלים המתקשים להישאר מעורבים מבלי לנהל כל צעד קטן של העובדים.
הכנה – עברו עם העובדים על התכניות שלהם, העלו כמה שאלות מפתח: מה הם הולכים לעשות, לאיזו מטרה, כיצד יעשו זאת, כיצד זה יקדם מטרות או תכניות, וכן הביעו דעתכם על התכנית.עשייה- בהתבסס על מסקנות השלב הקודם, החליטו אם ועד כמה להיות מעורבים בפעילות. אם מדובר בעובד, לקוח או נוהל חדש, אתם יכולים לנהל בעצמכם את הפעילות הראשונית, ובפעם הבאה לפקח אחריה ולתת פידבק. בהמשך, העובדים יבצעו את השלבים הללו בלעדיכם.סקירה – מנהלים טובים סוקרים פעילות על בסיס קבוע, במסגרת פגישה בארבע עיניים לאחר מעשה, הפקת לקחים או שיחות תקופתיות עם כל אחד מהעובדים. שלב זה חשוב ביותר, בין אם המהלך הסתיים בהצלחה או בכישלון.מודל שלושת השלבים יגבש עבורכם מסגרת עבודה, שניתן להנחיל ליתר העובדים. זו דרך מצויינת לשמור על קשר עם העבודה השוטפת, מבלי לנהל אותה ולרדת לפרטים שיגזלו מכם זמן מיותר.

מקור : ניהול מעשי, ניהול עובדים, תכניות http://bit.ly/ixFmnn
בחסות בלוג אתר BusinessWatch לניהול אפקטיבי, פשוט ויעיל של עובדים, משימות ופרויקטים לכלל סוגי החברות

www.bsw.co.il

שגרות ניהול כוללות פעולות ניהוליות קבועות, שנעשות אחת לתקופה קבועה במסגרת הפעילות הארגונית במטרה לקדם תהליכי ניהול נדרשים.

-חלק מהמעגל הניהולי-

ניהול ללא שגרות מתאפיין ב:
תגובתיות , רה- אקטיביות
כיבוי שריפות
פערי ידע מצטברים (על העובדים/על הפעילות/על מנהלים וכיו"ב)
עיסוק עיקרי ב"דחוף" ופחות ב"חשוב"

דוגמאות לשגרה בניהול:
ישיבות צוות, פדישות עבודה שוטפות, חניכה, ישיבות בוקר צוותיות, פורומים ניהוליים, תהליכי למידה

מדוע שגרות ניהול?
ניהול עם שגרות מתאפיין ב:
פרו -אקטיביות
ייזום תהליכי שיפור
עדכון והעברת ידע שוטפים
קידום נושאים חשובים מעבר לדחופים
בניית צוותי עבודה וחשיבה פרודוקטיביים
דוגמא אישית ליחסי ניהול בריאים ששומרים על "יד על הדופק"
הזדמנות קבועה לשבח ולהעצים
הצבת יעדים ומדדים – איך עושים את זה?

מדוע להציב יעדים?

איש חכם אחד אמר: אם אינך יודע לאן אתה רוצה להגיע, כיצד תדע אם הגעת למקום הנכון?

חשיבות הצבת היעדים הינה בקביעת אבני הדרך להשגת המטרה.
יעדים משמשים ככלי ניהולי אשר מסייע למנהל ולעובדים להתמקד בפעולות ובביצועים הנדרשים לשם השגת מטרת הצוות. בעזרת יעדים ניתן להעריך ולמדוד את מידת השגת המטרה על ידי הצוות כולו, ואת ביצועי כל אחד
מחברי הצוות.

להצבת יעדים יתרונות רבים:

יוצרים מחויבות לביצועים של כל בעלי העניין
מגבירים את האחריות האישית שנושא כל בעל תפקיד
מאפשרים לקבוע סדר עדיפויות בעבודה היום-יומית
יוצרים סדר ומבנה בארגון העבודה
מעניקים תחושת כיוון והישגיות ברמת הפרט והקבוצה – יוצרים מיקוד של המאמץ בכוון ברור
משפרים את רמת האמון בקבוצה ובמנהיגות
מייצרים “אדרנלין” להשגת יעד
מאפשרים תמיכה והדרכה
ממקדים כל צוות לאבחנה נכונה בין עיקר לטפל ולבחור על פי המוקד על פי צמתי קבלת החלטות
מייצרים מיקוד ניהולי ב"חשוב" מעבר לשוטף

מחלקים את היעדים ל-4 סוגים עיקריים:

יעדי תפוקות, תוצאות  -מכירות, הכנסות, רווחיות, רמת שרות, עלויות..
יעדי משימות פרויקטליות – עמידה בלו"ז, ביצוע לפי מפרט, שביעות רצון הלקוח…
יעדי משימות שוטפות – ניהול יומן פגישות, תיוק וארגון המשרד….
יעדים "ניהוליים" – שיפור שת"פ בצוות, שיפור ידע מקצועי….

מקור המאמר : http://www.coursenihul.co.il

BusinessWatch – אתר לניהול משימות, ניהול עובדים וניהול פרויקטים על גבי הרשת בפשטות וביעילות לכלל תחומי העיסוק www.bsw.co.il

www.bsw.co.il

על פי מתודולוגית ה-PMBOK פרויקט מוגדר כאוסף של תהליכים המבוצעים על פני חמישה שלבים במהלך מחזור חיי הפרויקט- ייזום, תכנון , ביצוע, בקרה וסיום. על פי אותה שיטה, את אוסף התהליכים בפרויקט ניתן לקבץ לתשעה תחומים, שיישום אפקטיבי שלהם יש בו כדי להביא להצלחת הפרויקט ברמת סבירות גבוהה: ניהול הזמן, ניהול העלויות, ניהול האיכות, ניהול התכולה, ניהול משאבי האנוש, ניהול התקשורת, ניהול הסיכונים, ניהול תהליכי הרכש וההתקשרויות וניהול האינטגרציה.

שלב הייזום-

• בדיקת דרישות שיספקו את הצרכים, הרצונות והציפיות של הלקוח.
• תיאור הצורך, מטרות ויעדי הפרויקט.
• אפיון פונקציונאלי של תוצרים ותוצאות צפויות.
• לוח זמנים תמציתי ואבני דרך.
• אילוצים ארגוניים, סביבתיים וחיצונים.
• גורמי סיכון.
• ניתוח חלופות והצגת החלופה המועדפת.
• תמצית התקציב.

שלב התכנון-

• תכנון תכולת העבודה, הן תכנון על (High-level) והן תכנון פרטני (Low-level) של חבילות העבודה בפרויקט.
• תכנון לוחות זמנים , משימות לביצוע , סדר משימות , זמן לכל משימה , קדימויות , אילוצים ונתיב קריטי.
• תכנון עלות – הכנת תוכנית תקציב והערכות כספיות.
• תכנון איכות מוצר/שירות וכיצד לוודא שתתקבל האיכות הרצויה.
• תוכנית איוש כ"א – בניית הצוות המנצח שיוביל את הפרויקט לסיומו המוצלח.
• תכנון תקשורת – יש לזכור שתקשורת הנו הדבק שקושר את כלל הגורמים לעבודה משותפת.
• ניהול סיכונים – איתור סיכונים , הערכת סיכונים על סך סבירות והשפעה , החלטה במה לטפל וכיצד.
• תכנון רכש – האם לרכוש או לייצר ? מי הקבלן שיופעל ? סגירת חוזים ועוד.
• תוכנית אינטגרציה – כיצד ינוהל הפרויקט בפועל וכיצד החלקים מחוברים אחד לשני.

שלב הביצוע-

השלב היקר ביותר בפרויקט , שלב זה כולל הפעלת אנשים ומשאבים שונים לפי תוכניות העבודה שנקבעו. בשלב זה מבוצעת בקרה (תכנון מול ביצוע בפועל) וכתוצאה מכך תיתכן בקשת שינוי תכולה, לו"ז, עלויות וגורמים נוספים. בפועל בשלב זה מופצת תקשורת רבה בין הגורמים השונים ומופעלים החוזים וקבלני המשנה לטובת השגת היעדים השונים. שלב זה מתחיל בסמוך לזמן תחילת התכנון ומסתיים בשלב הסגירה של הפרויקט. בשלב זה מתקבלים תוצרי הפרויקט בפועל.

שלב הבקרה-

• סקירת התקדמות הפרויקט (עלות,לו"ז, משאבים, ביצועים, שביעות רצון הלקוח).
• איתור בעיות וקשיים בפרויקט.
• דיון בשינויים בתוכנית עבודה.
• קביעת לו"ז ותקציב מעודכנים להמשך הפרויקט.

שלב הסיום-

• תהליך הפקת הלקחים מהפרויקט.
• הגדרת המלצות והפקת לקחים לביצוע פרויקטים עתידיים.

ניהול פרויקטים אינו דבר של מה בכך. לנו חברת BusinessWatch ידע וניסיון עשיר בתחום ניהול הפרויקטים. נשמח לעמוד לשירותכם ולתת מענה לכל צורכיכם.

מקור : A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) web

www.bsw.co.il

"כמה תמימים שלא היינו – היו תמימים יותר,
כל הלילות שלא נרדמנו עברו כל כך מהר
אין אהבה שלא טעמנו הגבול היה דמיון
מה שרצינו תמיד עשינו לא עשינו שום חשבון "

איזה שיר מקסים של דן תורן ומאור כהן שמושמע בגלגל"צ נון – סטופ בזמן האחרון!!!!!!!
זכורה לך התמימות וההנאה מהימים החמים של הילדות?
מפעם לפעם התמימות הזו פוקדת בעלי עסקים בחליפה של הרצון לעשות את מה שבא לנו, לעיתים אף לשיטת עבודה קבועה.
לא פעם אני שומעת בעלי עסקים מצהירים אני רוצה לעשות מה שבא לי!!!!

כן גבירותיי ורבותיי. בעסק אנחנו תמיד עושים את מה שבא לנו! האם העשייה של מה שבא לנו תמיד מקדמת לעבר היעדים העסקיים? חד משמעית – לא תמיד.
בניהול העסק נדרשות מיומנויות המאזנות את המתח בין התנהגות ילדותית לבין התנהגות בוגרת.
אריק ברן, טען שבכל אחד מאיתנו כאנשים בוגרים מתקיימות זו לצד זו שלוש ישויות: הילדית, המתבגרת והבוגרת.
בניהול משימות עסקיות אנחנו נפגשים עם שלוש הישויות של האישיות.

הילד שבך צועק עשה את מה שבא לך, לחיות את הרגע, לקבל הכל כאן, עכשיו ומייד…..

המתבגר שבך מורד וצועק – עזוב אותך מהמשימה עכשיו, תעשה אחר כך, אולי מחר, יש לך את כל הזמן שבעולם, אין לאן למהר…..

הבוגר שבך דורש לבצע את המשימות שצריך לעשות. לעשות אותם עכשיו כדי לקדם את העסק שלי……

ניהול משימות העסק שלך דורש איזון בין שלוש הישויות שלך!

לא פעם מצאתי את עצמי תובעת בים של משימות. כל פעם מחדש התעקשתי לעשות את כולם בזמן שתחמתי. מה אני אגיד לך, התוצאה הייתה עגומה, חלק מהמשימות התבצעו, חלקן נעשו בחלקיות, וחלקן נזנחו בכלל. באותם הימים שמחתי על חצי הכוס המלאה, שמחתי ופרגנתי לעצמי על המשימות שעשיתי ואלה שעשיתי בחלקן.

כיום אני ממש לא מתחרטת על אלה שנזנחו. הבנתי שאחוז ניכר מהן היו פחות רלוונטיות. החשובות ביניהן חזרו על שולחן העבודה כשהגיע הזמן לעשות אותן. הישויות שבי יודעות לסמן לי היבטים שונים של המשימות שלי. הרי שלכל משימה זמן הביצוע משלה.

האיזון בין הישויות יכול לעזור להחליט מהו הזמן המתאים והתזמון המתאים לבצע כל משימה שברשימה.

כדי שהילד, המתבגר והבוגר שבך יעזרו לך לסדר את המשימות שלך צריך לקחת רשימת משימות קיימת או לארגן אחת חדשה, במידה ואין לך, ולבדוק מה כל אחת מישויות שבך אומרת לך לגביהם.

לסמן משימות שבא לך לעשות כאן עכשיו ומיד.

לסמן את המשימות שאפשר לעשות אחר כך.

לסמן את המשימות שצריך לעשות.

לקחת יומן ולחלק את קבוצות המשימה כך שבכל יום יקצו מספר שעות לכל קבוצה.
בצורה זו נוצר האיזון בין כל הישויות שבך ובין כל המשימות העסקיות שמביאות אותך להישגים חדשים.

מקור המאמר : לנה מגיד, מנחה סדנאות אישיות וקבוצתיות לניהול זמן, לשאר המאמרים בנושא זה לחץ כאן.

BusinessWatch – אתר לניהול וייעול תהליכי עבודה.

שיטת ה- GTD-Getting Things Done- של אלן דייויד

GTD היא שיטה הפותחה ע"י דייויד אלן ומטרתה לעזור לנו לנהל את תהליך העבודה שלנו שיהיה פרודוקטיבי ביותר. השיטה שמה דגש על ארגון וסידור הפעולות לפני ובזמן הביצוע שלהן למען פרודוקטיביות ויעילות בעשייה.

את השיטה ממקד אלן בשני עקרונות מובילים- שליטה ופרספקטיבה.

לעקרונות אלו הוא מציע להגיע דרך שלושה מודלים אפשריים:

1. עיבוד תהליך העבודה
2. 6 רמות מיקוד במסגרת העבודה
3. שיטת התכנון הטבעי

המודל הראשון- עיבוד תהליך העבודה

בהרבה מהמקרים, כאשר אנו ניגשים לעבודה אנו מוצפים במשימות ולא תמיד מארגנים את המטלות שלנו בצורה מסודרת ופרודוקטיבית. במודל זה מסביר אלן איך ניתן לסדר את המטלות שלכם ולשלוט בהן בדרך הטובה ביותר לביצוע.

מודל זה מכיל בתוכו 5 שלבים:

1. 1. איסוף-

שלב זה הוא שלב חשוב. לפי אלן, הדרך הטובה ביותר אליה נוכל לגשת למשימות היא אם נאסוף לכל משימה את ה"כלים" שלה בתוך "סל". סל יכול להיות משהו פיזי או לא פיזי שבו נוכל לרכז את הנדרש לנו לעשיית המשימה. בין אם זה הסל הוא פיזי כמו למשל קלסר, רשמקול, מחשב, תא דואר אלקטרוני ובין אם לא הנקודה החשובה בשלב האיסוף היא שעל כל סל להיות מ"מרוקן" פעם משבוע, כלומר, על כל משימה לה יש סל להיות "מעובדת". וכך לרוקן את ה"סל" שלה.

2. עיבוד-

בשלב זה אנו מעבדים כל סל וסל בתורו. לתהליך העיבוד יש כמה כללים.

• מתחילים מלמעלה למטה.
• מתמודדים בכל פעם עם פריט אחד בלבד!
• מה שיוצא מהסל לא חוזר לסל לעולם!
• הפריטים בסל מחולקים לשתי קבוצות-

א.         פריטים בסל הדורשים פעולות:

פריט שלוקח יותר משתי דקות- עליך לבצע אותו או להטיל על אחרים לבצע אותו או לדחות את ביצועו.

ב.         פריטים בסל שלא דורשים פעולות:

פריטים אלו יש לתייק להתייחסות, לזרוק או לאחסן לפעולות עתידיות.

שימו לב! פריטים בסל שפעולתם דורשת פחות משתי דקות עליך לבצע אותם בו ברגע- שתי הדקות הינן קו מנחה כזמן שדורש לדחות פעולה.

3. ארגון-

זהו השלב בו אנו מנהלים מעקב אחרי הפריטים הממתינים להתייחסות.

הפעולה הבאה- לכל פריט איתו אנחנו עובדים עלינו לרשום את הפעולה הבאה שיש לבצע לאותו פריט. למשל אם כתבנו דוח הפעולה הבאה תהיה לשלוח אותו.

• פרויקטים- כל דבר אשר לוקח לנו יותר מפעולה פיזית אחת פשוטה לעשותו נחשב כ"פרויקט". עלינו לעקוב אחרי פרויקטים אלו ולסרוק אותם כל תקופה קבועה בכדי לקבוע לנו את הפעולה הבאה ולקדמו.
• המתנה- אם ביצוע הפעולה לא נתון בידינו (למשל הוטל לביצוע למישהו אחר או קשור לאירוע חיצוני) עלינו להשאיר אירוע זה תחת מעקב ולבדוק תקופתי באופן קבוע מה מצבו.
• יום אחד/ אולי- אילו פריטים שהיינו רוצים לבצע בעתיד אך לא באופן מיידי. למשל "ללמוד שפה" או "לנסוע לחופשת סקי".

משימות ה"עשה" שלנו צריכות להישמר ברשימת הפעולות הבאות שלנו. לפי אלן, לוח השנה משמש אותנו רק לפעולות נוקשות שעליהן להיעשות עד תאריך מסוים.

מערכת אגירה-

עלינו להיות מאורגנים ומסודרות באשר לאינפורמציה שלנו ולכן דרוש לנו מערכת מאורגנת בה נוכל לאכסן ולארגן את הפריטים. גם דף בודד צריך תיקייה משלו ועל כל המערכת להיות מאורגנת לפי האלף בית בכדי שתהיה לנו גישה קלה ונוחה לאחסון ושליפת האינפורמציה שלנו בכל רגע נתון.

4. סקירה-

בכדיי שנגיע לכל משימה עלינו לסקור את רשימת הפעולות שלנו בצורה יומיומית לפחות ואם אפשר אז יותר.

• עלינו להקצות זמן ומשאבים ולהחליט מהי הפעולה החשובה ביותר שעלינו לבצע כעת וניתן לבצעה מיד- ולבצע אותה!
• אם אנו נקלעים לדחיית הפעולות עלינו לבצע ייווצר מצב בו הפעולות היחידות שיעשו הן הפעולות הקלות והמידיות והפעולות הגדולות יושמו בצד. בכדי למנוע זאת ניתן לבצע את המשימות לפי הסדר שברשימה.
• הפרויקטים הגדולים יותר יעברו סקירה לפחות פעם בשבוע.

לפעולות יוצאות דופן עלינו ליצור רשימת תזכורות מיוחדת כדי לרענן את הזכרון כל שבוע.

5. ביצוע-

הנטייה לדחיית הפעולות תגרום להשארת פרויקטים פתוחים. עלינו לשאוף לבצע את הפעולות בפשטות, וקלות ככל שאפשר ובכך נטייה זו תפחת.

המודל השני- 6 רמות מיקוד במסגרת העבודה

אלן מציג בפנינו סולם חשיבות בו נוכל למקם כל אחת ואחת מהמשימות שבידינו. לפי סולם זה נוכל לעקוב אחר הנעשה ואחד ההספק שלנו ונוכל לבצען במחויבות. הפעולות מסודרות מהפעולה הקטנה ביותר ועד למטרות העל שלנו.

פעולה נוכחית

1. פרויקט נוכחי
2. תחום אחריות
3. מטרות שנתיות
4. חזון ל-5 שנים
5. מטרות לחיים

עלייה בשלב אחד למעלה בסדר רמות המיקוד יכולה לתת לנו פרספקטיבה על הנעשה ועל ההספק שלנו.

עלינו לעשות סקירה שבועית בכדיי לקבל את הפרספקטיבה על הנעשה והלא נעשה ובכך למקם את המשימות שלנו לפי דחיפותן וחשיבותן. אלו הן אותן משימות שסידרנו בעיבוד תהליך העבודה.

בהמשך התהליך, הסקירה השבועית שלנו תאפשר לנו לארגן את המשימות שלנו לפי רשימות שונות אותן נוכל לאחד מכלל המשימות למשל: רשימת דוחות, רשימת טלפונים, רשימת מכתבים וכו'.

שני המודלים הראשונים מהווים את הבסיס לשיטתו של אלן. אך למקרים מיוחדים ומורכבים יותר ישנו מודל שלישי.

המודל השלישי- שיטת התכנון הטבעי

שיטת התכנון הטבעי שונה במהותה ממודל עיבוד תהליך העבודה. במודל עיבוד תהליך העבודה אנו עוסקים בביצוע משימות בודדות. לעומת זאת במודל שיטת התכנון הטבעי אנו מבצעים חשיבה דרך נושאים.

במודל זה ישנם חמישה שלבים:

1. הגדרת המטרה והעיקרון
2. חזון הצעדים והארועים הבאים.
3. סיעור מוחות
4. ארגון
5. זיהוי הפעולה הבאה

זכרו- כל מערכת ארגון אינה מוצלחת אם נדרש להקדיש זמן רב לארגון המשימות במקום לביצועם. ה-GTD מבוססת על ארגון נכון וקלות השמירה של הפרויקטים שלכם. לפני כל פרויקט שאנו ניגשים אליו עלינו לבצע חשיבה מוקדמת ולסדרו בסדר פעולות אליו נוכל להצמד.

קישורים :

האתר של דיוויד אלן http://www.davidco.com/

BusinessWatch – אתר לניהול מטלות, משימות, עובדים ופרויקטים לכל סוג חברה על גבי הרשת – www.bsw.co.il

הסטטיסטיקה מדברת בעד עצמה, 90% מהעסקים בארה"ב אירופה וקנדה הם עסקים משפחתיים. דפוס עסקי זה מאפיין גם את אמריקה הלטינית ואסיה, המאופיינות ע"י תרבות שבטית שלטת.

עסקים משפחתיים מהווים את הגרעין העסקי הנפוץ והוותיק ביותר בעולם העסקי. אלא שבהמשך הדרך הסטטיסטיקה מחייכת פחות: פחות משליש מהעסקים שורדים ומעבירים את המושכות לדור השני, ורק 13% לדור השלישי.

מחקרים רבים הוכיחו שעסק משפחתי מצליח כאשר המשפחה מנהלת נכונה את הקשר שבין המשפחה לעסק, מצליחה לשלב בין השניים, ומכניסה את תרבות המשפחה לעסק. נמצא כי עסקים משפחתיים קטנים-בינוניים, המאריכים חיים, מאופיינים ע"י מספר גורמים עיקריים:

• מעורבות גבוהה של המשפחה בעסק
• תכנון יורשים מוצלח
• יתרון תחרותי של העסק המשפחתי
• פתיחות לשינוי

נפרט זאת להלן:

מעורבות גבוהה של המשפחה בעסק

שילובם של בני המשפחה בעסק תוך הטמעת ערכי המשפחה תורמים להתפתחותו של ההון המשפחתי בכמה דרכים:

-  יצירת מחויבות בקרב בני המשפחה למקור הכנסתם. העסק משמש גורם משותף לכל בני המשפחה הקשורים לעסק, גורם אשר בו משקיעים יחד, קוצרים פירות יחד וגם חשים אחריות לתהליכים ולתוצאות שלו. הקשר המשפחתי הוא לעיתים סיר לחץ אך גם מקור לתחושת עוצמה ועידוד משותפים.

-  בנית חזון משותף אשר ישקף ראיה רחוקת טווח, ירתום את בני המשפחה ואת העובדים בעסק לעשייה תוך הרגשת יציבות ומחוייבות של שני הצדדים.

-  הטמעת הערכים המשפחתיים בתוך העסק, ערכים  כמו: כבוד הדדי, תמיכה, מסירות, הערכה, נתינה וכו'. יהיו אלה ערכים לא רק בקרב בני המשפחה אלא גם בינם ובין העובדים, ערכים אשר ישקפו את מערכת היחסים עם כל גורמי החוץ (לקוחות, ספקים, מוסדות וכו').

היציבות והקביעות שמאפיינת משפחה וההתנהגות השבטית המגוננת הם אלו שיגרמו בסופו של דבר לחיזוק העסק ולאריכות ימיו.

תכנון יורשים מוצלח

ראוי כי המשפחה תהיה מעורבת בכל שלבי ההחלטה של יורש העסק. זוהי צריכה להיות "תוכנית העברה" בה קובעים את מי היורש, את שלבי הלימוד שיצטרך לעבור, את לוחות הזמנים האפשריים לכך ואת עזיבת המייסד המכהן באותה תקופה. תהליך זה דומה "לריקוד", ריקוד שבו מתרחשת עזיבה הדרגתית של המנהיג בפועל וכניסתו של היורש לניהול העסקי.

יורשי העסק, מי שנבחרו כראויים להוביל לאחר פרישת המייסדים, צריכים להיות מקובלים על כל בני המשפחה וגם על העובדים שאינם מבניה. מושכות העסק לא בהכרח עוברים לידיו של הבכור שכן עסק לא צריך להתנהל בצורה של מונרכיה, את המושכות צריך להחזיק מי שלו הכישורים להוביל את העסק עוד שנים רבות.

העובדים השכירים, אלו אשר אינם מבני המשפחה, אמורים ל"אשר" את המינוי החדש. בהינתן מצב שבו לא יהיו הם שותפים לתהליך ולהחלטה, יכולה להיווצר תחושת כעס ותרעומת בקרבם, תחושה שבה מוכתבים להם דברים מלמעלה מבלי שהם ירגישו שייכות לכך.

יתרון תחרותי

המחקרים מוכיחים כי למשפחה יתרון תחרותי על מתחריה באם היא מקיימת:

• אסטרטגיית שיווקית המתאימה לאופיו של העסק
• שמירה על קשרים נאמנים עם הלקוחות
• ראיית העובדים שאינם מבני המשפחה כחלק רחב יותר של המשפחה הגרעינית
• דגש על שיתוף וחיזוק קשרים עם כל הסובבים אותה

הטמעת המשפחתיות בעסק מאפשרת להציג בפני כל הסובבים (עובדים, לקוחות, ספקים, מתחרים…) כי קיים קשר גרעיני – משפחתי חזק בעסק שניתן לסמוך עליו ולבטוח בו, קשר אשר יכול לשרוד גם זמנים קשים, ומבוסס על יחסים ארוכי טווח.

עוצמה עסקית זו מהווה יתרון תחרותי מול המתחרים בכך שהיא מאפשרת רשת ביטחון יציבה לעסק ומאפשרת לו לצמוח ולהתפתח.

פתיחות לשינוי

העולם העסקי משתנה כל הזמן, הטכנולוגיה מאיצה את ההתקדמות ומביאה לתחרות הולכת וגדלה בכל הענפים העסקיים. מחד, עסק המאריך חיים ראוי שיהיה נאמן למקורותיו. מאידך, ראוי שיהיה  פתוח לשינויים המתרחשים בעולם ולהתפתחויות הטכנולוגיות השונות.

כניסה לתחום מוצרים חדש, אימוץ טכנולוגיות חדישות, כניסה לשווקים חדשים – כל אלה יאפשרו לעסק להתאים עצמו למציאות המשתנה ולהיות נוכח בעולם העסקי החדש.

כותבת המאמר:

חדוה יוסף, יועצת ארגונית לעסקים משפחתיים ולמגזר השלישי,

חונכת מטעם מט"י / תמ"ת

מייל hedvajosef@gmail.com, נייד 054-9039990, טל 077-5020819

אתר לניהול משימות, עובדים ופרויקטים על גבי הרשת BusinessWatch

www.bsw.co.il

כיום ישנם אופציות לניהול משימות באינטרנט. כיום בעידן הממוחשב ישנו שימוש רב באמצעים ממוחשבים לניהול הזמן : ניהול לו"ז , יומן פגישות, ניהול משימות ויומן עסקי מכל תחום אפשרי, תזכורות, ניהול עובדים, ניהול פרויקטים משותפים בעלי מספר מעורבים וכדומה.
הרשת מעניקה פתרון לבעיית המעקב השוטף אחר משימות יומיומיות בזמן אמת מכל מקום בעולם גם ללא המחשב האישי, בעיה שמקורה בפער שבין תוכנות ניהול פרויקטים לבין תוכנות הדואר האלקטרוני. להבדיל מתוכנות דואר אלקטרוני סטנדרטיות החסרות את יכולת הבקרה, המעקב והפיקוח , האינטרנט הופך יכולות אלו לזמינות לכלל הגורמים המעורבים במשימה, בהחלטה או בדיון.
ישנם תוכנות יעודיות רבות כגון תוכנות ניהול חשבונות פיננסי, ניהול נדל"ן, ניהול באגים בתוכנה וכדומה אך רובם ככולם אינם מבוססות WEB, ובעלי עלות מסוימת ( חודשית או גלובלית) ולעיתים אף דורשות התקנות חומרה למיניהם כגון השכרת שרתים לאחסון התוכנה וניהול המשתמשים ולרוב תוכנות אלו עונות מעבר לצרכים הנתונים ומסורבלות לשימוש. והדוגמא הנפוצה ביותר הינו ה – Outlook , המותקן במחשב האישי בבית או במשרד ומאפשר לתאם פגישות ומשימות בסנכרון עם שאר העובדים בחברה.
מטרתו העיקרית של אתר ניהול משימות באינטרנט הינה לתת פתרונות ניהול לחברות קטנות ובינוניות, בצורה גנרית המתאימה לכל אופי של עבודה אישית ומקצועית, באם החברה הינה חברת תוכנה אזי האפליקצייה תאפשר לנהל בצורה אפקטיבית את הבאגים במחלקת הבדיקות או בחברת שיווק ופרסום אשר מעוניינת לנהל את הקמפיינים והסוכנים באמצעות BusinessWatch ועד האדם העצמאי אשר מעוניין לנהל את משימותיו השוטפות בעסק או במיזם המעורבים בו מספר אנשים הנמצאים באזורים גיאוגרפיים שונים. האפליקציה תאפשר מעקב פשוט ונוח אחר משימות החברה מכל מקום בעולם על גבי האינטרנט ללא כל התקנה מיוחדת, המוטו הינו שתוכל בתור מנהל או עובד להתעדכן בנעשה בעיסוקיך בפשטות ובמהירות מכל מקום שיש בו חיבור לאינטרנט בדומה למייל האישי שלך ( Gmail, Yahoo, etc..) ואפילו תוכל לקבל תזכורות באמצעות הודעות SMS למכשיר הסלולרי על משימות שבוצעו עבורך, משימות חדשות שהינך אחראי עליהם או כל עדכון בלו"ז הפרויקט בו אתה מעורב.
השימוש באתרי ניהול משימות באינטרנט הינו לרב ללא כל חיוב או קבלת פרטים של כרטיס אשראי. כל משתמש יכול לפתוח מספר רב של חברות, פרויקטים ומשימות חדשות וצרף לכל חברה את האנשים עובדים המעורבים ישירות בפרויקט.
ניתן להפריד בין מנהל החברה לעובד בחברה אך אין הגבלה על מספר המנהלים עובדים בחברה. מנהל חברה יכול לראות את כל הנתונים בחברה כגון כלל המשימות, סטטיסטיקות גרפיות, לעדכן נתונים, לצרף עובדים, מנקודת מבט ניהולית המוצר יאפשר לעקוב בזמן אמת על פעילות החברה מכל עמדת מחשב המקושרת לאינטרנט דבר שיאפשר גמישות אופטימאלית במיקום עמדתו של מנהל, מסך מנהל נוח ופשוט יאפשר ראייה מערכתית על כלל פעילויות החברה בלחיצת כפתור, כך ניתן יהיה להגיב במהירות מקסימאלית לאירועים שונים המתרחשים בחברה כגון היווצרות צווארי בקבוק בשטף העבודה או הפניית משאבים למשימות דחופות העולות במהלך העבודה. בנוסף תתאפשר גישתDrill Down לפעילות אישית של כל עובד בחברה בזמן אמת ובמשימות שבוצעו בעבר. המנהל גם יוכל לבצע ניתוח ביצועי עבר לעובדי החברה בכל טווח תאריכים ובכל חתך נתונים שיידרש.
העובד המבצע יוכל לקבל ולפתוח משימות כולל מעקב אחר היסטוריית עבודה,זמני ביצוע, סטאטוס ,עדיפות וחלוקה לפרויקטים. אופי עבודה זה יאפשר הזנת נתונים נוחה, מעקב אחר עבודה שבוצעה וקבלת עדכונים מהירה.
BusinessWatch ואתרי ניהול משימות אחרים ברשת מעוניים לספק פיתרון למשתמש הפשוט הביתי הרוצה לנהל את הזמן והמשימות שלו ביחס לאנשים איתם יש לו קשר ובעיקר לעסקים קטנים ועד בינוניים הרוצים לנהל ולנתח את הנעשה בעסק ע"י העובדים. לתת מענה לאנשים שמנהלים יומנים אישיים ממוחשבים או בכתב , שמשתמשים ב Outlook בתור יומן אישי לניהול הזמן והמשימות , שיוצרים קשר עסקי או אישי עם מספר רב של אנשים ונתקלים במחסומים רבים ומחפשים את הפתרון לפער בין הדוא"ל לתוכנות ניהול פרויקטים.
המנהלים המשתמשים באתרי ניהול משימות הינם אנשים שנרתעו מלרכוש תוכנת מדף בשל:
• העלויות הרבות של השכרת התוכנה והחומרה הנלווית .
• חוסר של משרד קבוע או מחשב נייד עליו מותקן ה Outlook .
• אנשים שנמצאים בתזוזה גיאוגרפית מתמדת ואין להם אפשרות לחבור למחשב האישי בכול פנאי.
• אנשים שמשתמשים בטלפון הסלולארי בתור יומן פגישות בשל התזכורות והנגישות.
• בעלי עסק שנרתעים מתוכנות באנגלית .
• משתמשים שנרתעים ממשקים בעלי פונקציות מרובות מדי .
• מנהלים לחברות קטנות הרוצים מעקב אחר משימות העובדים .
אני מאמין כי שימוש בכלים ממוחשבים אך נוחים ופשוטים לניהול זמן בו מעורבים מספר אנשים ( ואפילו יחיד ) הינו ניהול אפקטיבי וחכם המשפר את הביצועים העסקיים ובסופו של דבר ישפר את רווחי החברה, באמצעות שימוש באתר ניתן לראות באמצעים גרפיים סטטיסטיקות וחיתוכים על התקדמות המשימות וביצועי המעורבים יחסית לעמידה בזמני היעד שקבענו לסיום הפרויקט וניהול ארכיון ממוחשב.

בימים הללו כשיש כל כך הרבה דברים שיכולים להוציא אותנו מריכוז וללכוד את צומת הלב שלנו כמו : פייסבוק, סקייפ, טלפונים, מיילים, בקשות במסנג'ר , אווטלוק וכו'… אפשר להמשיך ולהמשיך , אנחנו חייבים לפקס את העבודה שלנו- אבל איך אפשר???

מומחים רבים בעולם מדברים על פיקוס ומיצוי של שעות העבודה שלנו, במיוחד בתחומים העצמאיים שבהם אין מישהו מלמעלה שיפקח עלינו , שיגיד לנו מה לעשות ושנדע שאין לנו ברירה צריך לעמוד ביעד. אנחנו חייבים עזרה חיצונית כדי שנוכל למצות את הזמן בצורה היעילה ביותר שתוציא את המייטב מהיעדים שהצבנו לעצמנו.

הנה כמה שיטות עבודה שיכולות לעזור לך:

1. ברור לנו שישנם דברים חשובים יותר וחשובים פחות במשימות שאנחנו מציבים לעצמנו ובכל זאת אנחנו לא טורחים כמעט אף פעם להכניס אותם לרשימה מסודרת שנעה מהחשיבות הגבוהה ביותר ולחשיבות הנמוכה ביותר. זוהי שיטה מצוינת לפיקוס בדברים החשובים.

2. תוכנה לניהול שתסדר לכם את המשימות ותתן לכם התראות למייל או לטלפון הסלולארי. כך לא תצטרכו להשקיע אנרגיה בלזכור מה אתם צריכים לעשות ותפקסו את העבודה שלכם בדברים החשובים באמת שמייצרים לכם הכנסה.

3. היעדים שלכם חשובים , אבל האם באמת ישבתם פעם והסתכלתם על היעדים שלכם מהמקום של "כמה באמת המשימה הזאת תכניס לי כסף לכיס?" אם לא עשיתם את זה , סביר להניח שאתם משאירים כסף על השולחן מכיוון שיכול להיות שהמשימות שנמצאות בעדיפות העליונה בכלל לא יגרמו לכם להגיע לרווחים הרצויים.

4. תבדקו כמה זמן לוקח לכם לבצע כל משימה, ממש עם השעון, כך תוכלו לדעת במדויק האם אותו זמן שווה את ההשקעה או לא. בנוסף, תוכלו להבין , במידה וזאת משימה שחוזרת על עצמה האם את מיעלים את הזמן ומשפרים את המהירות .

אלו הן כמה שיטות יעילות שיכולות לעזור לכם למצות את היעדים שלכם ו"בלונג ראן" להוביל את העסק שלכם למקום אחר.

תוכנה לניהול מומלצת כדי למנף את הזמן שלכם ולהוריד מכם עול מיותר של מחשבות.