תוכנה לניהול-ניהול פרויקטים

www.bsw.co.il

על פי מתודולוגית ה-PMBOK פרויקט מוגדר כאוסף של תהליכים המבוצעים על פני חמישה שלבים במהלך מחזור חיי הפרויקט- ייזום, תכנון , ביצוע, בקרה וסיום. על פי אותה שיטה, את אוסף התהליכים בפרויקט ניתן לקבץ לתשעה תחומים, שיישום אפקטיבי שלהם יש בו כדי להביא להצלחת הפרויקט ברמת סבירות גבוהה: ניהול הזמן, ניהול העלויות, ניהול האיכות, ניהול התכולה, ניהול משאבי האנוש, ניהול התקשורת, ניהול הסיכונים, ניהול תהליכי הרכש וההתקשרויות וניהול האינטגרציה.

שלב הייזום-

• בדיקת דרישות שיספקו את הצרכים, הרצונות והציפיות של הלקוח.
• תיאור הצורך, מטרות ויעדי הפרויקט.
• אפיון פונקציונאלי של תוצרים ותוצאות צפויות.
• לוח זמנים תמציתי ואבני דרך.
• אילוצים ארגוניים, סביבתיים וחיצונים.
• גורמי סיכון.
• ניתוח חלופות והצגת החלופה המועדפת.
• תמצית התקציב.

שלב התכנון-

• תכנון תכולת העבודה, הן תכנון על (High-level) והן תכנון פרטני (Low-level) של חבילות העבודה בפרויקט.
• תכנון לוחות זמנים , משימות לביצוע , סדר משימות , זמן לכל משימה , קדימויות , אילוצים ונתיב קריטי.
• תכנון עלות – הכנת תוכנית תקציב והערכות כספיות.
• תכנון איכות מוצר/שירות וכיצד לוודא שתתקבל האיכות הרצויה.
• תוכנית איוש כ"א – בניית הצוות המנצח שיוביל את הפרויקט לסיומו המוצלח.
• תכנון תקשורת – יש לזכור שתקשורת הנו הדבק שקושר את כלל הגורמים לעבודה משותפת.
• ניהול סיכונים – איתור סיכונים , הערכת סיכונים על סך סבירות והשפעה , החלטה במה לטפל וכיצד.
• תכנון רכש – האם לרכוש או לייצר ? מי הקבלן שיופעל ? סגירת חוזים ועוד.
• תוכנית אינטגרציה – כיצד ינוהל הפרויקט בפועל וכיצד החלקים מחוברים אחד לשני.

שלב הביצוע-

השלב היקר ביותר בפרויקט , שלב זה כולל הפעלת אנשים ומשאבים שונים לפי תוכניות העבודה שנקבעו. בשלב זה מבוצעת בקרה (תכנון מול ביצוע בפועל) וכתוצאה מכך תיתכן בקשת שינוי תכולה, לו"ז, עלויות וגורמים נוספים. בפועל בשלב זה מופצת תקשורת רבה בין הגורמים השונים ומופעלים החוזים וקבלני המשנה לטובת השגת היעדים השונים. שלב זה מתחיל בסמוך לזמן תחילת התכנון ומסתיים בשלב הסגירה של הפרויקט. בשלב זה מתקבלים תוצרי הפרויקט בפועל.

שלב הבקרה-

• סקירת התקדמות הפרויקט (עלות,לו"ז, משאבים, ביצועים, שביעות רצון הלקוח).
• איתור בעיות וקשיים בפרויקט.
• דיון בשינויים בתוכנית עבודה.
• קביעת לו"ז ותקציב מעודכנים להמשך הפרויקט.

שלב הסיום-

• תהליך הפקת הלקחים מהפרויקט.
• הגדרת המלצות והפקת לקחים לביצוע פרויקטים עתידיים.

ניהול פרויקטים אינו דבר של מה בכך. לנו חברת BusinessWatch ידע וניסיון עשיר בתחום ניהול הפרויקטים. נשמח לעמוד לשירותכם ולתת מענה לכל צורכיכם.

מקור : A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) web