שיטת ה- GTD-Getting Things Done- של אלן דייויד
GTD היא שיטה הפותחה ע"י דייויד אלן ומטרתה לעזור לנו לנהל את תהליך העבודה שלנו שיהיה פרודוקטיבי ביותר. השיטה שמה דגש על ארגון וסידור הפעולות לפני ובזמן הביצוע שלהן למען פרודוקטיביות ויעילות בעשייה.
את השיטה ממקד אלן בשני עקרונות מובילים- שליטה ופרספקטיבה.
לעקרונות אלו הוא מציע להגיע דרך שלושה מודלים אפשריים:
- עיבוד תהליך העבודה
- 6 רמות מיקוד במסגרת העבודה
- שיטת התכנון הטבעי
המודל הראשון- עיבוד תהליך העבודה
בהרבה מהמקרים, כאשר אנו ניגשים לעבודה אנו מוצפים במשימות ולא תמיד מארגנים את המטלות שלנו בצורה מסודרת ופרודוקטיבית. במודל זה מסביר אלן איך ניתן לסדר את המטלות שלכם ולשלוט בהן בדרך הטובה ביותר לביצוע.
מודל זה מכיל בתוכו 5 שלבים:
- 1. איסוף-
שלב זה הוא שלב חשוב. לפי אלן, הדרך הטובה ביותר אליה נוכל לגשת למשימות היא אם נאסוף לכל משימה את ה"כלים" שלה בתוך "סל". סל יכול להיות משהו פיזי או לא פיזי שבו נוכל לרכז את הנדרש לנו לעשיית המשימה. בין אם זה הסל הוא פיזי כמו למשל קלסר, רשמקול, מחשב, תא דואר אלקטרוני ובין אם לא הנקודה החשובה בשלב האיסוף היא שעל כל סל להיות מ"מרוקן" פעם משבוע, כלומר, על כל משימה לה יש סל להיות "מעובדת". וכך לרוקן את ה"סל" שלה.
2. עיבוד-
בשלב זה אנו מעבדים כל סל וסל בתורו. לתהליך העיבוד יש כמה כללים.
- מתחילים מלמעלה למטה.
- מתמודדים בכל פעם עם פריט אחד בלבד!
- מה שיוצא מהסל לא חוזר לסל לעולם!
- הפריטים בסל מחולקים לשתי קבוצות-
א. פריטים בסל הדורשים פעולות:
פריט שלוקח יותר משתי דקות- עליך לבצע אותו או להטיל על אחרים לבצע אותו או לדחות את ביצועו.
ב. פריטים בסל שלא דורשים פעולות:
פריטים אלו יש לתייק להתייחסות, לזרוק או לאחסן לפעולות עתידיות.
שימו לב! פריטים בסל שפעולתם דורשת פחות משתי דקות עליך לבצע אותם בו ברגע- שתי הדקות הינן קו מנחה כזמן שדורש לדחות פעולה.
3. ארגון-
זהו השלב בו אנו מנהלים מעקב אחרי הפריטים הממתינים להתייחסות.
הפעולה הבאה- לכל פריט איתו אנחנו עובדים עלינו לרשום את הפעולה הבאה שיש לבצע לאותו פריט. למשל אם כתבנו דוח הפעולה הבאה תהיה לשלוח אותו.
- פרויקטים- כל דבר אשר לוקח לנו יותר מפעולה פיזית אחת פשוטה לעשותו נחשב כ"פרויקט". עלינו לעקוב אחרי פרויקטים אלו ולסרוק אותם כל תקופה קבועה בכדי לקבוע לנו את הפעולה הבאה ולקדמו.
- המתנה- אם ביצוע הפעולה לא נתון בידינו (למשל הוטל לביצוע למישהו אחר או קשור לאירוע חיצוני) עלינו להשאיר אירוע זה תחת מעקב ולבדוק תקופתי באופן קבוע מה מצבו.
- יום אחד/ אולי- אילו פריטים שהיינו רוצים לבצע בעתיד אך לא באופן מיידי. למשל "ללמוד שפה" או "לנסוע לחופשת סקי".
משימות ה"עשה" שלנו צריכות להישמר ברשימת הפעולות הבאות שלנו. לפי אלן, לוח השנה משמש אותנו רק לפעולות נוקשות שעליהן להיעשות עד תאריך מסוים.
מערכת אגירה-
עלינו להיות מאורגנים ומסודרות באשר לאינפורמציה שלנו ולכן דרוש לנו מערכת מאורגנת בה נוכל לאכסן ולארגן את הפריטים. גם דף בודד צריך תיקייה משלו ועל כל המערכת להיות מאורגנת לפי האלף בית בכדי שתהיה לנו גישה קלה ונוחה לאחסון ושליפת האינפורמציה שלנו בכל רגע נתון.
4. סקירה-
בכדיי שנגיע לכל משימה עלינו לסקור את רשימת הפעולות שלנו בצורה יומיומית לפחות ואם אפשר אז יותר.
- עלינו להקצות זמן ומשאבים ולהחליט מהי הפעולה החשובה ביותר שעלינו לבצע כעת וניתן לבצעה מיד- ולבצע אותה!
- אם אנו נקלעים לדחיית הפעולות עלינו לבצע ייווצר מצב בו הפעולות היחידות שיעשו הן הפעולות הקלות והמידיות והפעולות הגדולות יושמו בצד. בכדי למנוע זאת ניתן לבצע את המשימות לפי הסדר שברשימה.
- הפרויקטים הגדולים יותר יעברו סקירה לפחות פעם בשבוע.
לפעולות יוצאות דופן עלינו ליצור רשימת תזכורות מיוחדת כדי לרענן את הזכרון כל שבוע.
5. ביצוע-
הנטייה לדחיית הפעולות תגרום להשארת פרויקטים פתוחים. עלינו לשאוף לבצע את הפעולות בפשטות, וקלות ככל שאפשר ובכך נטייה זו תפחת.
המודל השני- 6 רמות מיקוד במסגרת העבודה
אלן מציג בפנינו סולם חשיבות בו נוכל למקם כל אחת ואחת מהמשימות שבידינו. לפי סולם זה נוכל לעקוב אחר הנעשה ואחד ההספק שלנו ונוכל לבצען במחויבות. הפעולות מסודרות מהפעולה הקטנה ביותר ועד למטרות העל שלנו.
פעולה נוכחית
- פרויקט נוכחי
- תחום אחריות
- מטרות שנתיות
- חזון ל-5 שנים
- מטרות לחיים
עלייה בשלב אחד למעלה בסדר רמות המיקוד יכולה לתת לנו פרספקטיבה על הנעשה ועל ההספק שלנו.
עלינו לעשות סקירה שבועית בכדיי לקבל את הפרספקטיבה על הנעשה והלא נעשה ובכך למקם את המשימות שלנו לפי דחיפותן וחשיבותן. אלו הן אותן משימות שסידרנו בעיבוד תהליך העבודה.
בהמשך התהליך, הסקירה השבועית שלנו תאפשר לנו לארגן את המשימות שלנו לפי רשימות שונות אותן נוכל לאחד מכלל המשימות למשל: רשימת דוחות, רשימת טלפונים, רשימת מכתבים וכו'.
שני המודלים הראשונים מהווים את הבסיס לשיטתו של אלן. אך למקרים מיוחדים ומורכבים יותר ישנו מודל שלישי.
המודל השלישי- שיטת התכנון הטבעי
שיטת התכנון הטבעי שונה במהותה ממודל עיבוד תהליך העבודה. במודל עיבוד תהליך העבודה אנו עוסקים בביצוע משימות בודדות. לעומת זאת במודל שיטת התכנון הטבעי אנו מבצעים חשיבה דרך נושאים.
במודל זה ישנם חמישה שלבים:
- הגדרת המטרה והעיקרון
- חזון הצעדים והארועים הבאים.
- סיעור מוחות
- ארגון
- זיהוי הפעולה הבאה
זכרו- כל מערכת ארגון אינה מוצלחת אם נדרש להקדיש זמן רב לארגון המשימות במקום לביצועם. ה-GTD מבוססת על ארגון נכון וקלות השמירה של הפרויקטים שלכם. לפני כל פרויקט שאנו ניגשים אליו עלינו לבצע חשיבה מוקדמת ולסדרו בסדר פעולות אליו נוכל להצמד.
קישורים :
האתר של דיוויד אלן http://www.davidco.com/
BusinessWatch – אתר לניהול מטלות, משימות, עובדים ופרויקטים לכל סוג חברה על גבי הרשת – www.bsw.co.il
